UNIDAD 4

INTRODUCCION

Excel es una hoja de cálculo con la que se puede almacenar, calcular, representar y organizar la información. Un programa de hoja de cálculo funciona como una tabla donde se pueden poner fórmulas y números para hacer cálculos y gráficos. La hoja de cálculo representa una hoja de papel cuadriculada, en la que se van introduciendo los datos y fórmulas para obtener las soluciones deseadas. Lo más importante en una hoja de cálculo es el análisis de los datos introducidos, resolviendo las fórmulas y ofreciendo los correspondientes resultados. Hay que destacar que con esta aplicación, se pueden realizar cálculos con muchos números a la vez, y con las fórmulas y funciones que presenta, se puede realizar cualquier operación. (Moreno Sánchez, 2015)

INGRESO A EXCEL

Existen dos métodos principales para ingresar datos en Excel. El primer método es seleccionar la celda deseada y capturar directamente el valor y pulsar la tecla Entrar para terminar con el ingreso del dato en la celda. El segundo método es similar. Comenzamos por seleccionar la celda donde introduciremos el dato, pero en lugar de ingresar la información directamente en la celda lo hacemos en la barra de fórmulas. (Ortíz, 2015)

Cualquiera de los dos métodos nos dará el mismo resultado, así que solo es cuestión de preferencia. De esta manera podemos ingresar valores numéricos, texto y fórmulas. Es importante notar que si ingresamos un texto muy grande en una celda y sobrepasa el ancho de la columna, Excel mostrará el texto como si formara parte de las celdas adyacentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen he introducido en la celda A1 el texto “Cómo ingresar datos en Excel 2013”:

A primera vista pareciera que parte del texto se encuentra en las celdas B1 y C1 pero en realidad todo el texto se encuentra en la celda A1. Si seleccionamos cualquiera de las celdas adyacentes podrás observar que la barra de fórmulas no muestra ningún valor lo cual indica que dichas celdas están vacías. Para comprobarlo podemos hacer doble clic en el límite derecho de la columna lo cual modificará el ancho para ajustarse y nos daremos cuenta de que todo el texto pertenece a la celda A1.

 

PANTALLA INICIAL DE EXCEL

Cuando abrimos Excel 2013 por primera vez, ya nos encontramos con una de las principales diferencias de esta versión respecto a versiones anteriores, la Pantalla de Inicio. En versiones anteriores nada más entrar en Excel, ya podíamos empezar a trabajar en un documento en blanco que creaba Excel para nosotros. En esta versión no, debemos indicar que queremos hacer, si queremos empezar un documento nuevo o queremos trabajar en otro que tengamos guardado. Esa es la función principal que tiene esta pantalla, elegir como queremos empezar. Si no os gusta esto, si os gustaba más como empezaban las versiones anteriores, no os preocupéis porque se puede volver al sistema anterior, enseguida os explicare cómo hacerlo. (Ochoa, 2013)

La opción a elegir en la pantalla de inicio dependerá de vuestras necesidades. Para empezar en la parte izquierda de la ventana tenemos las opciones que nos permiten trabajar con documentos existentes, con Libros que ya han sido guardados, a los documentos de Excel se les llama "Libros". Tenemos dos posibilidades.

SÍMBOLOS DEL MOUSE

En la hoja de cálculo Excel el ratón presenta distintas formas. Cada una de ellas tiene una función, ahí van algunas: (ZANS, 2013)

  HOJAS DE EXCEL
Por definición, las hojas de cálculo son aplicaciones de computadora que contienen múltiples celdas que se forman de una matriz de columnas y filas. Cada una de dichas celdas puede contener datos de tipo texto, numéricos, alfanuméricos y también fórmulas. (Ortíz., 2015)

La primera aplicación de hoja de cálculo para una computadora fue Visicalc desarrollada en 1979 y la cual fue la hoja de cálculo líder en su tiempo. Posteriormente, en el año de 1983, apareció Lotus 1-2-3 y comenzó a ganar grandes cantidades de adeptos convirtiéndose en la aplicación líder por varios años.
Fue entonces cuando Microsoft, que había desarrollado Excel 1.0 para la Macintosh, hizo la migración del software hacia la plataforma Windows en el año de 1987 y se convirtió en la primera hoja de cálculo que se ejecutaba de manera nativa sobre Windows el cual estaba creciendo a pasos agigantados. Fue entonces que comenzó el crecimiento acelerado de Excel y para el año de 1988  ya era el líder indiscutible en ventas de aplicaciones de hojas de cálculo.

CONTRASEÑA DE EXCEL

Antes de empezar es posible que desee crear una copia de seguridad de su archivo de Excel sin la contraseña en caso de que olvide la contraseña. Usted puede guardar el archivo en un lugar apartado y seguro. (Porras, 2015)
Abra el documento o libro de Excel desea proteger con contraseña. Abra el menú Archivo y seleccione Guardar como. En la ventana Guardar como, haga clic en Herramientas en la esquina inferior derecha y, a continuación, elija Opciones generales.

Dos opciones para la protección de contraseña

Aquí tienes dos opciones , la contraseña para abrir y contraseña para modificar . Si selecciona contraseña para modificar , nadie será capaz de ver el documento, pero van a necesitar la contraseña para alterarlo. Si selecciona contraseña para abrir , necesitará la contraseña para siquiera ver el archivo. 

Escriba la contraseña. Para este ejemplo, se rellena el campo de contraseña de apertura (abrir) y contraseña de escritura (modificar) como se aprecia en la imagen. Recuerde que puede optar por una de ellas. Haga clic en Aceptar y, a continuación, Excel le pedirá que confirme su(s) contraseña(s).

  AMBIENTE DE TRABAJO

Si eres nuevo en Excel es importante que te familiarices con el entorno de trabajo y que conozcas los  elementos básicos de la herramienta que nos permitirán hacer uso de ella al máximo. En esta ocasión haré una revisión de la pantalla Inicio así como de la ventana principal de Excel 2013.

Pantalla Inicio en Excel 2013

A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observarás la pantalla Inicio la cual nos permite realizar diferentes acciones como abrir los libros de Excel que hayan sido utilizados recientemente o crear un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna plantilla.

1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de Archivos recientes. Si es la primera vez que abres Excel 2013 entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme hagas uso de la herramienta la lista de archivos utilizados recientemente irá creciendo.
2. Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el comando Abrir otros Libros el cual nos permitirá abrir archivos localizados en nuestro equipo.
3. En el panel de la derecha se encuentra la opción Libro en blanco la cual crea un nuevo libro y abre la ventana principal de Excel.
4. El equipo de Microsoft consideró conveniente incluir una breve guía que muestra las características de Excel 2013. Al pulsar la opción Bienvenido a Excel comenzarás a dar un paseo por la herramienta donde aprenderás más de su uso y beneficios.
5. El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de Excel basados en Plantillas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y ver la totalidad de plantillas instaladas en tu equipo.
6. Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas, entonces puedes realizar una búsqueda de plantillas en el sitio oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la pantalla Inicio.
7. Debajo del cuadro de búsqueda se encuentran algunas sugerencias que además son vínculos y que al hacer clic sobre ellos mostrarán las plantillas de Excel que cumplan con dicho criterio de búsqueda.
8. En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la opción para iniciar sesión en línea y que es una opción que será de utilidad para acceder a recursos y servicios en Internet a través de Excel 2013.

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